Rechte und Einwilligungen bei Firmenvideos: die Praxisliste

Dieser Beitrag ist eine Praxisliste aus der täglichen Arbeit mit Firmenvideos und ausdrücklich keine Rechtsberatung. Er nennt die Punkte, die in Projekten regelmäßig zu spät auffallen, und beschreibt, wie Sie sie vor dem Drehtag abräumen. Ob Ihr konkreter Fall damit erledigt ist, kann nur jemand beurteilen, der ihn kennt. Lassen Sie im Zweifel juristisch prüfen, bevor ein Video veröffentlicht wird.

Wer ist im Bild

Die erste Liste, die entstehen sollte, ist die Liste der Personen. Mitarbeitende, die bewusst mitwirken, sind der einfache Teil. Schwieriger sind die, die nur zufällig durchs Bild laufen, und die Menschen, die gar nicht zum Unternehmen gehören: Kunden im Verkaufsraum, Besucher am Messestand, Fahrer an der Rampe, Beschäftigte fremder Firmen auf der Baustelle.

Klären Sie vor dem Dreh, wer mitwirkt, und planen Sie den Ablauf so, dass Unbeteiligte gar nicht erst ins Bild geraten. Das ist weniger Aufwand als jede spätere Klärung: ein abgesperrter Bereich, ein Zeitfenster außerhalb des Publikumsverkehrs, ein Hinweis am Eingang.

Wer trotzdem im Bild ist und nicht gefragt wurde, kommt in den Schnitt besser nicht hinein. Diese Entscheidung fällt leichter, wenn Sie beim Dreh genügend zusätzliche Bilder ohne Menschen aufnehmen, wie es die Planung in Firmenvideo planen vorsieht.

Die Einwilligung schriftlich, nicht im Vorbeigehen

Eine mündliche Zusage am Drehtag hilft niemandem, wenn Jahre später eine andere Person entscheiden muss, ob das Video noch laufen darf. Halten Sie die Einwilligung schriftlich fest, auf einer Seite, in verständlicher Sprache, mit Datum und Unterschrift.

Halten Sie den Zweck konkret. Eine Formulierung, die alles auf einmal erlaubt, wirkt bequem, führt aber regelmäßig zu Rückfragen. Wer beschreibt, wo das Video erscheint, bekommt Zustimmungen, die auch später noch tragen.

Umfang, Formulierung und Aufbewahrung sollten Sie vor dem ersten Einsatz juristisch prüfen lassen. Eine einmal geprüfte Vorlage begleitet danach jeden Dreh und kostet je Projekt nur noch wenige Minuten.

• Um welche Aufnahme es geht: Anlass, Ort und Datum des Drehs
• Wofür die Aufnahme verwendet wird: Website, Social Media, Messe, interne Schulung, Angebote
• Ob die Aufnahme über die Zeit der Beschäftigung hinaus verwendet werden darf
• Ob Name und Funktion genannt werden
• An wen sich die Person wenden kann, wenn sie die Einwilligung zurückziehen möchte

Widerruf: was passiert, wenn jemand nicht mehr möchte

Menschen ändern ihre Meinung, Mitarbeitende wechseln den Arbeitgeber, aus Kunden werden ehemalige Kunden. Planen Sie deshalb von Anfang an ein, dass eine Einwilligung zurückgezogen wird, und legen Sie fest, wer im Unternehmen solche Meldungen annimmt.

Praktisch brauchen Sie zwei Dinge: eine Stelle, bei der die Meldung ankommt, und die Möglichkeit, den betroffenen Beitrag schnell aus der Öffentlichkeit zu nehmen. Auf auvimix steht die Sichtbarkeit je Beitrag, ein öffentlicher Film lässt sich also auf privat setzen, ohne dass er verloren geht.

Danach entscheiden Sie in Ruhe: neu schneiden, ersetzen oder endgültig zurückziehen. Wichtig ist die Reihenfolge, erst offline nehmen, dann entscheiden. Liegen Kopien an anderer Stelle, etwa in Angeboten oder auf einem Messerechner, gehören sie auf dieselbe Liste.

Musik, Schriften und fremdes Material

Musik ist ein häufiger Grund, warum ein fertiges Video nicht veröffentlicht werden kann. Ein Titel aus einem Streamingdienst ist nicht deshalb frei, weil er auf dem Telefon vorhanden ist. Verwenden Sie Musik, deren Nutzungsbedingungen Sie gelesen und abgelegt haben, und notieren Sie zu jedem Video, woher der Titel stammt.

Dasselbe gilt für Schriftarten in Einblendungen, für Logos fremder Firmen, für Produktbilder von Herstellern und für Kartenausschnitte. Jedes dieser Elemente hat einen Urheber und Bedingungen. Legen Sie die Nachweise zusammen mit dem Video ab, nicht im Postfach der Person, die das Material besorgt hat.

Für Aufnahmen von Menschen aus fremden Quellen gilt derselbe Gedanke wie im eigenen Haus: Ohne nachvollziehbare Herkunft geht das Material nicht in den Schnitt.

Fremdes Gelände und älteres Material

Wer beim Kunden, auf einer Baustelle, in einem fremden Werk oder auf einem Messegelände dreht, fragt vorher beim Betreiber nach. Das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit: Auf fremdem Gelände gelten dessen Regeln, von Sicherheitsvorgaben bis zu Bereichen, die nicht gefilmt werden dürfen.

Halten Sie die Zusage kurz schriftlich fest, im Alltag genügt eine Mail, und notieren Sie, wer sie gegeben hat. Klären Sie dabei auch, ob Firmenschilder, Maschinen und Produkte Dritter zu sehen sein dürfen.

Älteres Material braucht eine eigene Kennzeichnung. Enthält ein Film Aufnahmen aus früheren Jahren, vermerken Sie das im Beitrag, damit Zuschauer den Stand einordnen können. Das gilt besonders für Hallen, Maschinen und Teams, die es so nicht mehr gibt.

Nachweise dort ablegen, wo das Video liegt

Einwilligungen, Musiknachweise und Drehgenehmigungen nützen nur, wenn sie zum Video gefunden werden. In der Praxis liegen sie verstreut: unterschrieben im Ordner der Personalabteilung, als Foto auf einem Telefon, als Mail im Postfach der Marketingleitung.

Führen Sie stattdessen je Video eine kurze Übersicht: wer mitwirkt, welche Einwilligungen vorliegen und wo sie liegen, woher Musik und Material stammen, wer freigegeben hat. Diese Übersicht gehört in dieselbe Ablage wie der Film, beschrieben in Firmenmediathek aufbauen.

Wer den Bestand später übernimmt, hat damit alles beisammen, was er braucht. Wie die Freigabe selbst dokumentiert wird, steht in Videos im Team freigeben.