Firmenmediathek aufbauen: Ordnung für Videos, Podcasts und Bilder

In fast jedem Unternehmen gibt es mehr Videos, Tonaufnahmen und Bilder, als irgendjemand aufzählen könnte. Sie liegen auf einem gemeinsamen Laufwerk, in Chatverläufen, auf einem Smartphone im Vertrieb und auf einer Festplatte im Schrank. Solange nur eine Person weiß, wo was liegt, ist das kein Bestand, sondern eine Sammlung von Zufällen. Eine Mediathek macht daraus etwas, das jeder im Team findet, teilen und wiederverwenden kann.

Warum Dateien verschwinden, obwohl niemand etwas löscht

Auf dem gemeinsamen Laufwerk wächst über Jahre ein Ordnerbaum, der die Firma von vor fünf Jahren abbildet. Dateien landen dort, wo gerade jemand Platz gesehen hat: unter dem Namen einer Messe, unter dem Namen einer Agentur, unter dem Namen eines Kollegen. Gelöscht wird selten, gefunden wird trotzdem nichts, weil niemand mehr weiß, nach welcher Logik damals abgelegt wurde.

Der zweite Verlustort ist der Chatverlauf. Ein Video wird schnell per Messenger verschickt, weil es eilt. Beim Versand wird es verkleinert, nach einigen Wochen rutscht es im Verlauf nach oben, und wenn das Telefon getauscht wird, ist es weg. Übrig bleibt eine schlechtere Fassung derselben Aufnahme, die dann irgendwann auf der Website landet.

Die Rechnung kommt später. Fehlt das Rohmaterial, wird entweder neu gedreht, obwohl die Aufnahme existiert, oder es wird die schlechtere Kopie genommen. Beides kostet Zeit, und zwar jedes Mal aufs Neue.

Was eine Mediathek leisten muss

Bevor Sie über Werkzeuge nachdenken, halten Sie fest, welche Aufgaben der Bestand erfüllen soll. In den meisten Unternehmen sind es fünf, und sie hängen zusammen: Wer nicht findet, kann nicht teilen, und wer die Rechte nicht kennt, darf nicht veröffentlichen.

Ein geteilter Cloud-Ordner erfüllt davon zwei. Er findet und er teilt, aber er bettet nicht ein, er kennt keine Rechte und er trennt nicht zwischen Rohmaterial und Endfassung. Deshalb entsteht daneben fast immer eine zweite Ablage, und ab da gibt es zwei Wahrheiten.

Besonders die Einbettung wird unterschätzt. Sie entscheidet darüber, ob ein Video auf der eigenen Website überhaupt laufen darf, ohne dass Besucher vorher ein Banner wegklicken. Worauf es dabei ankommt, steht in Video einbetten und Datenschutz.

• Finden: Jede Aufnahme ist in wenigen Sekunden auffindbar, auch für jemanden, der beim Dreh nicht dabei war
• Teilen: Ein Beitrag hat eine Adresse, die sich per Mail verschicken lässt, ohne die Datei anzuhängen
• Einbetten: Ein Video lässt sich auf einer Seite der Website zeigen, ohne fremde Werbung und ohne Cookie-Banner
• Rechte klären: Zu jedem Beitrag ist bekannt, wer im Bild ist und woher Musik und Material stammen
• Archivieren: Rohmaterial und Endfassungen bleiben erhalten, auch wenn Geräte, Agenturen und Kollegen wechseln

Kanäle und Playlists statt Ordnerbaum

Ordner bilden Hierarchien ab, Medien gehören aber oft an mehrere Stellen gleichzeitig. Ein Rundgang durch die Fertigung ist Material für den Vertrieb, für die Ausbildung und für die Website. Sobald er in einem Ordner liegt, gehört er einer Abteilung, und alle anderen legen sich eine Kopie an.

Zwei Ebenen genügen. Ein Kanal bündelt eine dauerhafte Linie, etwa Fertigung, Ausbildung oder den Podcast. Eine Playlist stellt Beiträge für einen Zweck zusammen, etwa die Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder den Messeauftritt im Frühjahr. Kanäle ändern sich selten, Playlists entstehen und verschwinden wieder.

Auf auvimix bekommt jedes Unternehmen eigene Kanäle, und Playlists erhalten eine eigene Reihenfolge, sodass ein Beitrag in mehreren Listen auftauchen kann, ohne kopiert zu werden. So bleibt eine Datei die eine Fassung, auf die alle verweisen.

Sichtbarkeit: nicht alles gehört ins Netz

Ein Bestand ohne Sichtbarkeitsstufen wird entweder zu offen oder zu geschlossen geführt. Zu offen heißt, dass Rohschnitte und interne Aufnahmen öffentlich stehen. Zu geschlossen heißt, dass außerhalb einer kleinen Gruppe niemand etwas findet und deshalb wieder Dateien per Mail verschickt werden.

Drei Stufen reichen für den Alltag: privat für Rohmaterial und alles, was noch nicht entschieden ist, nur für Mitglieder bei Beiträgen, die das Team sehen soll, öffentlich für alles, was verlinkt und eingebettet wird. Auf auvimix wird die Sichtbarkeit je Beitrag gesetzt, sodass derselbe Film zuerst intern läuft und später öffentlich steht, ohne neu hochgeladen zu werden.

Der Weg von intern nach öffentlich ist der eigentliche Freigabeprozess. Wie Sie ihn ohne endlose Rückfragen organisieren, steht in Videos im Team freigeben. Vorher gehört die Frage der Einwilligungen geklärt, die Rechte und Einwilligungen bei Firmenvideos im Überblick behandelt.

Wer den Bestand pflegt

Eine Mediathek ohne Zuständige verfällt innerhalb eines Jahres. Benennen Sie eine Person, nicht eine Abteilung. Diese Person lädt hoch oder prüft, was andere hochgeladen haben, vergibt Namen und Schlagworte, setzt die Sichtbarkeit und sieht den Bestand in einem festen Rhythmus durch, etwa einmal im Quartal.

Der Aufwand bleibt klein, wenn die Regeln klein bleiben. Eine Seite genügt: welches Namensmuster gilt, welche Kanäle es gibt, wer freigibt, was mit Rohmaterial passiert. Das Muster selbst ist in Videos benennen und ordnen beschrieben.

Planen Sie den Personalwechsel mit ein. Konten laufen auf Firmenadressen, nicht auf persönliche Postfächer. Zugänge stehen an einer Stelle, an die auch die Geschäftsführung kommt. Und wer die Mediathek übergibt, schreibt die offenen Punkte auf: welche Beiträge noch geprüft werden, wo Einwilligungen fehlen, welches Rohmaterial noch nicht gesichert ist.